Asiakaspuheluiden ja chat- tallenteiden tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Viimeksi muokattu 30.8.2022

Tietosuoja on perusoikeutesi, joka turvaa yksityisyyttäsi. 25.5.2018 voimaan astunutta tietosuoja-asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, joka on osittain tai kokonaan automaattista.

Haluamme asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme ja kaikkien muiden kanssamme asioivien tietävän, miten käsittelemme henkilötietoja, kun vuorovaikutamme erilaisissa yhteyksissä digitaalisessa ja fyysisessä palveluympäristössä.

Tässä kuvaamme sinulle, miten käsittelemme henkilötietoja asiakaspuheluissa ja chat-tallenteissa.

Rekisterin pitäjä

Kaiku24 Oy
Väinö Valveen katu 4
53900 Lappeenranta
Y-tunnus: 3192900-7

Rekisterin vastuuhenkilö

Päivi Sihvo
paivi.sihvo@kaiku24.fi  

Rekisterin yhteyshenkilö

Jaana Luostarinen
jaana.luostarinen@kaiku24.fi

Tietosuojavastaava

Jaana Luostarinen
jaana.luostarinen@kaiku24.fi  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaiku24:ssä käsitellään luottamuksellisia potilas- ja asiakastietoja. Tiedot tallennetaan asiakasorganisaatioidemme omiin järjestelmiin, joita ovat esimerkiksi potilastietojärjestelmät tai ajanvarausjärjestelmät eri kunnnissa, kaupungeissa ja sairaanhoitopiireissä. Näiden järjestelmien asianmukaisesta tietoturvasta vastaavat järjestelmiä tuottavat yritykset.

Kaiku24 tallentaa vastaanotetut ja soitetut puhelut sekä chat-keskustelut asiakaspalvelun ja turvallisuuden parantamiseksi.Tallenteita voidaan kuunnella ja käytyjä chat-keskusteluita lukea keskusteluiden todentamiseksi sekä asiakaspalautteiden käsittelyn yhteydessä Tallenteita ja keskusteluita voidaan hyödyntää myös asiakaspalvelun kehittämiseksi sekä palveluiden parantamiseksi. Tallenteita eikä chat-keskusteluita ei luovuteta muihin käyttötarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Asiakaspuheluiden ja chat-keskusteluiden tallenteiden rekisteri sisältää Kaiku24:n palveluun tulleista ja soitetuista puheluista sekä chateistä seuraavat tiedot:

•    Päivämäärä
•    Kellonaika
•    Puhelun/chatin kesto
•    Asiakkaan puhelinnumero 
•    Puhelun aikana käyty keskustelu äänitallenteena sekä chat-keskustelu tekstinä

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakkaiden puheluista Kaiku24:n palvelunumeroihin ja puheluista asiakkaille päin sekä asiakkaan käynnistämistä chat-keskusteluista. Tallentaminen alkaa puheluun vastaamisesta tai chatin avaamisesta ja päättyy puhelun tai chatin katkaisemiseen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovutettaa yrityksen konsolidointiryhmään kuuluvien yritysten välillä sekä viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja salassapitosäännösten estämättä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Manuaalinen aineisto

Ei manuaalista aineistoa.

2. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Asiakaspuheluiden ja chat-keskusteluiden tallenteiden rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan nimetyt henkilöt, jotka ylläpitävät asiakaspuheluiden hallinnassa käytettävää
järjestelmää, sekä asiakaspuheluita hoitavat esihenkilöt. Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Asiakaspalvelun tallenteiden rekisteri sijaitsee Kaiku24:n palveluntarjoajan suojatussa ympäristössä. Tallenteita säilytetään sopimuksen voimassaoloajan, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Jos asiakas haluaa tarkastaa rekisterissä olevan tallenteen, häntä pyydetään ottamaan yhteys kohdassa 2. mainittuun yhteyshenkilöön. Tallenteen läpikäynti tapahtuu Kaiku24:n toimipisteessä tai muussa sovitussa paikassa.